CRM gratis para autónomos: 8 opciones con sus límites reales (2026)

Actualizado: octubre de 2026

Si buscas un CRM gratis para autónomos, las opciones con plan gratuito permanente y sin trampa son pocas pero buenas: HubSpot, Zoho CRM, Bigin, Bitrix24 y, si prefieres montártelo tú, Notion o Airtable. Todas tienen límites (usuarios, contactos o registros) y la IA casi siempre se queda en los planes de pago, así que lo importante es elegir la que no se te quede corta en seis meses.

Aquí tienes qué es un CRM, cuándo compensa usarlo, una tabla con lo que da gratis cada uno y cuánto cuesta el primer plan de pago (precios consultados en octubre de 2026 en la web oficial), y qué tienes que tener en cuenta con el RGPD cuando metes datos de clientes en una herramienta así.

Qué es un CRM y para qué le sirve a un autónomo

Un CRM (del inglés customer relationship management) es una base de datos de clientes con memoria. Guarda quién es cada contacto, de dónde vino, qué le has presupuestado, cuándo hablaste con él por última vez y qué tienes que hacer a continuación. La pieza clave es el embudo o pipeline: una vista en columnas (nuevo contacto, presupuesto enviado, negociando, ganado, perdido) donde arrastras cada oportunidad según avanza.

Para un autónomo, eso se traduce en algo muy concreto: no perder ventas por despiste. El presupuesto que mandaste hace tres semanas y nadie volvió a mirar, la clienta que te dijo «llámame en septiembre» o el contacto de una feria que se quedó en una tarjeta en el bolsillo de la chaqueta.

Lo que no es un CRM: no es tu programa de facturación ni tu contabilidad. Algunos (como Holded) lo integran todo, pero en la mayoría tendrás el CRM por un lado y las facturas por otro. Si aún no tienes resuelta esa parte, échale un ojo a esta lista de programas de facturación gratis.

¿Necesitas un CRM? Señales de que sí (y de que no)

No todo el mundo lo necesita. Un fontanero que trabaja por avisos del día o una traductora con tres clientes fijos de agencia pueden vivir perfectamente con la agenda del móvil y una hoja de cálculo. El CRM empieza a compensar cuando hay ventas que tardan en cerrarse y varias a la vez.

Señales de que te conviene:

• Envías más de 4 o 5 presupuestos al mes y no siempre sabes cuáles siguen vivos.
• Tu venta tiene varias fases (primera llamada, visita, propuesta, revisión) y pasan semanas entre una y otra.
• Recibes contactos por varios canales: formulario de la web, WhatsApp, correo, Instagram.
• Trabajas con algún colaborador y os pisáis al llamar al mismo cliente.
• Quieres saber cuánto vas a facturar el trimestre que viene mirando lo que tienes en negociación.

Si no te reconoces en ninguna, no te compliques. Un CRM mal alimentado es peor que una buena hoja de cálculo, porque te da falsa sensación de control.

Comparativa de CRM gratis para autónomos (octubre de 2026)

La tabla resume el plan gratuito de cada herramienta y el precio del primer plan de pago. Los precios se han consultado en octubre de 2026 en la página oficial enlazada; los que aparecen en dólares es porque así los publica la propia marca. No incluyen IVA.

Ojo con dos cosas al leer la tabla. Primero, varios precios son por usuario o por puesto: si sois dos, multiplica. Segundo, casi todas estas marcas lanzan ofertas temporales (HubSpot, Holded, Bitrix24 las tenían en octubre de 2026), así que el precio de la renovación puede ser más alto que el del primer año.

Los CRM con plan gratis, uno por uno

HubSpot: el más completo para empezar, con tope de contactos

HubSpot es el nombre que más suena cuando se habla de CRM gratuito, y con motivo: el plan gratis incluye gestión de contactos, empresas y negocios, pipeline de ventas, seguimiento de correos, plantillas, programador de reuniones, chat en directo para la web, presupuestos y un panel de informes. Según su catálogo oficial de productos, las cuentas gratuitas admiten hasta dos usuarios y 1.000 contactos, con un pipeline por tipo de objeto.

Ese límite de 1.000 contactos es lo primero que tienes que valorar. Si vendes a empresas y manejas pocas decenas de clientes potenciales, sobra. Si captas contactos con un formulario en la web o una newsletter, se puede llenar rápido.

En IA, la página del CRM gratuito menciona Breeze Copilot (en beta) para resumir fichas y preparar llamadas, un redactor de textos y de correos con IA y plantillas de correo generadas con IA. El plan Starter tiene un precio habitual de 20 $ por puesto al mes, aunque en octubre de 2026 la web anunciaba precios promocionales para clientes nuevos (7 $ con pago anual o 10 $ mensual). Encaja si quieres algo pulido, con buena app móvil, y no vas a pasar de mil contactos a corto plazo.

Zoho CRM: tres usuarios gratis y mucho recorrido

Zoho CRM tiene una edición gratuita «para siempre» para hasta 3 usuarios, con gestión de contactos, recordatorios de seguimiento, automatización de flujos, hasta 10 plantillas de correo, tareas, reuniones y llamadas, informes estándar, importación de datos y apps móviles. La exportación de datos está limitada a 10 veces.

Su ventaja es que puede crecer contigo sin cambiar de herramienta. El plan Standard cuesta 14 € por usuario al mes con pago anual o 20 € pagando mes a mes, y por encima hay Professional, Enterprise y Ultimate. Las funciones de IA de Zoho (su asistente se llama Zia) no aparecen en el plan gratuito; la página de precios las sitúa en planes de pago, sobre todo a partir de Professional.

El punto débil: la interfaz tiene muchas opciones y al principio abruma. Si eres una sola persona y quieres algo más sencillo, mira el siguiente.

Bigin: el CRM de Zoho pensado para negocios pequeños

Bigin es el CRM «ligero» de Zoho, diseñado para equipos pequeños. El plan gratis está pensado para una sola persona: 1 usuario, 1 pipeline y 500 registros, con gestión de contactos, productos y actividades, 3 automatizaciones, formularios sin código, una página de reservas, escáner de tarjetas de visita y apps móviles.

Si se te queda corto, el plan Express cuesta 7 € por usuario al mes con pago anual o 9 € mensual. La IA (asistente de redacción, resumen de fichas, ayuda para responder correos) solo aparece a partir del plan Premier, que cuesta 12 € al mes con pago anual o 15 € mensual por usuario. Encaja si trabajas solo, vendes servicios y quieres algo que se aprenda en una tarde.

Bitrix24: mucho más que un CRM, con un gratis recortado

Bitrix24 es una suite de trabajo: CRM, tareas con Kanban y Gantt, calendarios compartidos, chat y videollamadas. El plan Free incluye 5 GB de almacenamiento y un CRM básico con negociaciones y contactos. La tabla de precios lo presenta para 1-2 usuarios.

Lo que pierdes frente al primer plan de pago, según su propia comparativa: embudos de ventas, negociaciones recurrentes, pagos online, integración con el correo, con WhatsApp y con telefonía. La IA tampoco figura en el plan gratis. El plan Basic cuesta 49 € al mes con pago anual o 69 € mensual, pero es una tarifa plana para hasta 5 usuarios, no por persona. Encaja si además del CRM quieres organizar tareas y proyectos en el mismo sitio.

Alternativas «hazlo tú»: Notion y Airtable

Notion y Airtable no son CRM, pero con una plantilla te montas uno a medida. Es buena idea si tu proceso de venta es peculiar o si ya usas una de las dos para todo lo demás. La contrapartida: no hay automatizaciones de ventas ni seguimiento de correos listos de serie, y el mantenimiento es cosa tuya.

Notion

En el plan gratuito, un espacio personal no tiene límite de páginas ni de bloques; el límite de bloques aparece cuando invitas a un segundo miembro. Los archivos que subas están limitados a 5 MB y el historial de páginas a 7 días. La IA de Notion solo se ofrece como prueba limitada en los planes Gratis y Plus; el acceso completo empieza en Business. El plan Plus cuesta 9,50 € por miembro al mes, con un ahorro de hasta el 20 % pagando el año.

Airtable

Airtable es una base de datos con aspecto de hoja de cálculo, más potente que Notion para filtrar, agrupar y relacionar tablas (clientes, oportunidades, presupuestos). El plan Free permite 1.000 registros por base, hasta 5 colaboradores con permiso de edición, 1 GB de adjuntos por base y 500 créditos de IA por editor al mes. El plan Team cuesta 20 $ por usuario al mes con pago anual o 24 $ mensual.

Mil registros por base parecen muchos hasta que guardas cada llamada o cada correo como un registro. Si lo usas como CRM, guarda contactos y oportunidades, y deja el historial de conversaciones para otra herramienta.

Sin plan gratis, pero muy usados: Pipedrive y Holded

Pipedrive

Pipedrive es probablemente el CRM más centrado en el embudo de ventas, y por eso aparece en todas las búsquedas. Pero no tiene plan gratuito: ofrece una prueba de 14 días sin tarjeta. El plan Lite cuesta 14 € por puesto al mes con facturación anual (168 € al año por puesto) e incluye creación de informes con IA. Si tu prioridad es cerrar ventas y no te importa pagar desde el primer día, merece la pena probarlo.

Holded

Holded es un software de gestión español (facturación, contabilidad, tesorería, proyectos, CRM) y tampoco tiene plan gratuito permanente: su página de precios ofrece 14 días de prueba sin tarjeta. El plan que presenta con CRM es el Estándar, a 59 € al mes más IVA para 4 usuarios, y en octubre de 2026 tenía un 50 % de descuento los tres primeros meses. Tiene sentido si quieres facturas y clientes en el mismo programa; para usar solo el CRM, sale caro frente a las opciones gratuitas.

La IA en los CRM: qué esperar del plan gratis

La conclusión de la tabla es clara: la IA de verdad se paga. HubSpot es la excepción más generosa, con algunas funciones de redacción y resumen en el plan gratis, y Airtable da créditos limitados. En Zoho, Bigin, Bitrix24 y Notion la IA llega con los planes de pago.

Tampoco te hace falta para empezar. Las funciones que suelen ofrecer (redactar un correo de seguimiento, resumir el historial de un cliente, sugerir el siguiente paso) las puedes cubrir con un asistente de IA general mientras tu volumen sea pequeño. Tienes ideas en esta guía de herramientas de IA para autónomos. Eso sí, antes de pegar datos de un cliente en cualquier chatbot, lee el apartado siguiente.

RGPD: lo que tienes que cumplir al meter clientes en un CRM

En cuanto guardas nombre, teléfono o correo de una persona, tratas datos personales y te aplica el Reglamento General de Protección de Datos. Da igual que seas autónomo y el CRM sea gratis. Los puntos prácticos:

• Base legal. Para gestionar un presupuesto o un encargo, te ampara la relación precontractual o el contrato. Para mandar publicidad, normalmente necesitas consentimiento.
• Informar. La persona tiene que saber quién trata sus datos y para qué: una cláusula en tu formulario web, en tus presupuestos o en tu política de privacidad.
• Contrato de encargado. La empresa del CRM trata los datos por cuenta tuya, así que necesitas un acuerdo de tratamiento de datos (el artículo 28 del RGPD). Las grandes plataformas lo tienen publicado o lo aceptas al darte de alta; búscalo y guárdalo.
• Dónde están los servidores. Si los datos salen del Espacio Económico Europeo, la herramienta tiene que ofrecer garantías para esa transferencia. Algunas permiten elegir alojamiento en la UE; pregunta antes de cargar tu base de clientes.
• Solo lo necesario. No guardes DNI, datos de salud o notas personales que no te hacen falta para vender.
• Acceso con cabeza. Contraseña robusta, verificación en dos pasos y quitar el acceso a colaboradores que ya no trabajan contigo.

Un error muy habitual: importar al CRM todos los contactos del móvil y empezar a mandarles boletines. Para las comunicaciones comerciales por correo, además del RGPD entra en juego la ley de servicios de la sociedad de la información, y sin consentimiento previo (o una relación de cliente previa con productos similares) no deberías enviarlas. La Agencia Española de Protección de Datos tiene guías y una herramienta gratuita (Facilita) pensadas para pequeños negocios.

Cómo elegir tu CRM gratis en 5 pasos

1. Cuenta tus contactos y usuarios. Si sois dos o tres, Bigin gratis no vale (1 usuario) y HubSpot gratis tiene tope de 2. Zoho CRM gratis admite 3.
2. Dibuja tu embudo en un papel antes de abrir ninguna herramienta: 4 o 5 fases como mucho.
3. Prueba dos opciones a la vez durante una semana con 10 clientes reales. La que uses sin pensar es la buena.
4. Comprueba cómo exportar tus datos. Si mañana quieres irte, necesitas sacar los contactos en CSV sin pagar.
5. Mira qué pasa al crecer: cuánto cuesta el primer plan de pago para tu número de usuarios, con y sin oferta.

Recomendación rápida según tu caso

• Trabajas solo y vendes servicios: Bigin gratis o HubSpot gratis.
• Sois 2 o 3 y queréis crecer sin migrar: Zoho CRM gratis.
• Quieres CRM y tareas en el mismo sitio: Bitrix24 gratis.
• Tu proceso es muy tuyo y ya vives en Notion o Airtable: plantilla propia.
• Prefieres pagar por un embudo muy pulido: Pipedrive.
• Quieres facturación y CRM juntos: Holded, asumiendo que no es gratis.

Cuando el CRM empiece a darte ventas, el siguiente cuello de botella suele ser cobrar rápido. Tienes las opciones explicadas en la guía para cobrar online como autónomo.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor CRM gratis para autónomos?

Depende de cuántos seáis. Para una sola persona, Bigin y HubSpot tienen planes gratis muy completos; HubSpot admite 2 usuarios y 1.000 contactos, Bigin 1 usuario y 500 registros. Si sois tres, Zoho CRM gratis es el que más usuarios admite de los revisados.

¿HubSpot es gratis de verdad?

Sí, el plan gratuito no caduca. Pero según su catálogo oficial está limitado a 2 usuarios y 1.000 contactos, con un solo pipeline; para más usuarios o pipelines hay que pasar a un plan de pago.

¿Pipedrive tiene plan gratuito?

No. En octubre de 2026 su página de precios solo ofrece una prueba de 14 días. El plan más barato, Lite, cuesta 14 € por puesto al mes con pago anual.

¿Puedo usar Excel o Google Sheets como CRM?

Sí, y para empezar con pocos clientes funciona. El problema llega cuando necesitas recordatorios, historial de correos o que dos personas trabajen a la vez sin pisarse. Ahí un CRM gratis te ahorra tiempo.

¿Qué pasa con el RGPD si uso un CRM gratuito?

Lo mismo que con uno de pago: tú eres responsable de los datos. Informa a tus clientes, guarda el acuerdo de tratamiento de datos de la plataforma, revisa dónde se alojan y no mandes publicidad sin consentimiento.

¿Los CRM gratis incluyen inteligencia artificial?

En general, poco. HubSpot incluye algunas funciones de IA en su plan gratis y Airtable da 500 créditos de IA por editor al mes. En Zoho CRM, Bigin, Bitrix24 y Notion la IA está en planes de pago o solo como prueba.