Cómo hacer presupuestos con IA siendo autónomo: prompts, precio por hora y ejemplo

Actualizado: octubre de 2026

Para hacer presupuestos con IA no necesitas ningún programa especial: un asistente como ChatGPT, Claude o Gemini te ayuda a ordenar el trabajo en partidas, redactar el alcance y las condiciones, y detectar lo que se te olvida cobrar. Lo que la IA no puede hacer es decidir tu precio. Eso sale de tus números (cuota, gastos, horas que de verdad puedes facturar), y el presupuesto final siempre lo revisas tú antes de enviarlo.

Aquí tienes la estructura de un buen presupuesto, cuatro prompts listos para copiar, cómo calcular tu precio por hora con un ejemplo real, qué datos no debes pegar nunca en un chat y un presupuesto completo con números para que veas cómo queda.

Qué puede hacer la IA en un presupuesto (y qué no)

Piensa en el asistente como un ayudante rápido que no conoce tu negocio. Le das contexto y te devuelve un borrador ordenado en segundos. Donde más tiempo ahorra es en las tareas que más pereza dan:

• Convertir notas desordenadas de una llamada con el cliente en partidas claras.
• Redactar el alcance: qué incluye el trabajo y, sobre todo, qué no incluye.
• Proponer condiciones de pago, plazos y número de revisiones.
• Repasar el presupuesto buscando partidas que se te han escapado.
• Escribir el correo de envío o la respuesta cuando el cliente dice que es caro.

Lo que no debes delegarle es el precio. Un asistente no sabe cuánto pagas de cuota, cuántas horas facturas al mes ni cuánto vale tu trabajo en tu ciudad. Si le preguntas «¿cuánto cobro por una web?», te dará una horquilla genérica que puede estar muy lejos de tu realidad. Tampoco es fiable con los cálculos largos: las sumas y los porcentajes, revísalos siempre en una hoja de cálculo o en tu programa de facturación.

La estructura de un buen presupuesto

La factura tiene una lista de datos obligatorios por ley, que repasamos en la guía de cómo hacer una factura. El presupuesto, en la mayoría de actividades, no tiene un formato cerrado, aunque algunos sectores que trabajan con consumidores tienen normas propias. Aun así, un presupuesto profesional suele llevar estos bloques:

1. Tus datos y los del cliente: nombre o razón social, NIF y dirección. Facilitan que, si lo acepta, la factura salga sin errores.
2. Número y fecha del presupuesto, para poder referirte a él después.
3. Descripción del trabajo: qué vas a entregar, en lenguaje que el cliente entienda.
4. Partidas desglosadas: cada tarea con sus horas o unidades, el precio unitario y el importe.
5. Base, IVA, retención si aplica y total.
6. Lo que no incluye: es la parte que más discusiones evita.
7. Plazo de entrega y calendario, si el trabajo va por fases.
8. Forma de pago: anticipo, pagos por hitos y plazo de cada pago.
9. Validez de la oferta: por ejemplo, 30 días. Tus costes cambian y el presupuesto no debería valer para siempre.
10. Aceptación: firma o confirmación por escrito del cliente.

El punto 6 merece una línea más. «Diseño de web» significa cosas muy distintas para ti y para tu cliente. Escribir que no incluye textos, fotos ni mantenimiento te ahorra semanas de trabajo gratis cuando, a mitad de proyecto, aparece un «ya que estás».

Cuatro prompts para hacer presupuestos con IA

Funcionan igual en ChatGPT, Claude o Gemini. Sustituye lo que va entre corchetes por tus datos y, antes de pegar nada, quita nombres, teléfonos y cualquier dato que identifique a tu cliente (más abajo explicamos por qué).

Prompt 1: de las notas de la llamada a un borrador

Úsalo justo después de hablar con el cliente, cuando tienes las notas frescas y desordenadas.

Actúa como un autónomo experto en [tu sector] que prepara presupuestos claros para pequeñas empresas en España. Con las notas que te pego al final, prepara un borrador de presupuesto con: una descripción breve del proyecto, una tabla de partidas (tarea, horas estimadas, precio por hora, importe), una sección de "qué no incluye", plazo de entrega por fases y condiciones de pago. Mi precio por hora es [tu precio] € sin IVA. No inventes partidas que no se deduzcan de las notas: si falta información, haz una lista de preguntas para el cliente al final. No calcules el IVA ni el total, solo la suma de importes. Notas: [pega aquí tus notas sin datos personales del cliente]

Fíjate en dos detalles: le das tu precio (no se lo pides) y le prohíbes inventar. La lista de preguntas para el cliente suele ser lo más útil del resultado, porque te obliga a cerrar dudas antes de comprometerte con un importe.

Prompt 2: buscar lo que se te olvida cobrar

Pásale tu presupuesto ya hecho y pídele que lo ataque como un cliente exigente.

Revisa este presupuesto como si fueras un autónomo con 15 años de experiencia en [tu sector]. Dime: 1) qué tareas habituales en este tipo de proyecto no aparecen y suelen acabar haciéndose gratis (reuniones, revisiones, gestiones, desplazamientos, preparación de archivos, formación al cliente); 2) qué partidas tienen horas que parecen cortas para lo que describen, explicando por qué; 3) qué frases del alcance son ambiguas y podrían interpretarse a favor del cliente. No cambies los precios, solo señala los puntos y propón una redacción alternativa para las frases ambiguas. Presupuesto: [pega aquí el texto del presupuesto]

Prompt 3: condiciones claras sin sonar a contrato

Las condiciones son donde más se protege un autónomo y donde menos tiempo se dedica.

Redacta las condiciones de un presupuesto para un trabajo de [tipo de trabajo] con estas reglas: anticipo del [porcentaje] % al aceptar y el resto [cuándo]; [número] rondas de revisiones incluidas y las siguientes se facturan a [precio] € la hora; los cambios de alcance se presupuestan aparte antes de hacerse; los plazos empiezan a contar cuando recibo el anticipo y el material del cliente; la oferta es válida [número] días. Escríbelo en español de España, en frases cortas, con un tono cordial y profesional, sin lenguaje jurídico rebuscado y en un máximo de 8 puntos.

Lo que salga es un punto de partida. Si trabajas con importes altos o con clientes conflictivos, que un abogado revise tus condiciones tipo una vez y las reutilizas siempre.

Prompt 4: responder cuando el cliente dice que es caro

Un cliente potencial me dice que mi presupuesto de [importe] € para [trabajo] le parece caro y que otro profesional se lo hace por [importe] €. Escribe una respuesta breve por email, en español de España, cordial y segura, que: explique en dos o tres frases qué incluye mi presupuesto que marca la diferencia ([lo que incluyes]); ofrezca una alternativa más barata quitando partidas concretas en lugar de bajar mi precio por hora; y cierre con una pregunta sencilla para seguir la conversación. No uses frases hechas de vendedor ni exclamaciones.

La clave está en la segunda instrucción: recortar alcance, no precio. Si bajas tu tarifa a la primera, el siguiente presupuesto empieza ya rebajado.

Cómo calcular tu precio por hora

Este es el número que la IA no puede darte. La lógica es sencilla: sumas todo lo que tu actividad tiene que pagar en un año y lo divides entre las horas que de verdad vas a poder facturar, que son muchas menos de las que trabajas.

Paso 1: lo que necesitas ganar y lo que cuesta tu actividad

Ejemplo: una diseñadora web quiere que le queden 2.000 € al mes (24.000 € al año) después de pagar sus gastos y su cuota, y antes del IRPF. Sus gastos fijos (software, gestoría, internet, seguro, amortización del equipo) son 250 € al mes, 3.000 € al año.

Para la cuota de autónomo hay que saber en qué tramo cae. Su rendimiento antes de la cuota sería unos 2.400 € al mes; con la deducción del 7 % que aplica la Seguridad Social, unos 2.233 €. Eso es el tramo 6 de la tabla general, con una cuota mínima de 401,47 € al mes, 4.817,64 € al año. Tienes la tabla completa en la guía de la cuota de autónomos 2026.

Total que tiene que facturar en el año (sin IVA): 24.000 + 3.000 + 4.817,64 = 31.817,64 €.

Paso 2: las horas que de verdad facturas

Un año tiene unos 220 días laborables si descuentas fines de semana, festivos y vacaciones. A 8 horas, son 1.760 horas. Pero no todas se cobran: buscar clientes, hacer presupuestos (sí, también este), facturar, formarte o contestar correos no lo paga nadie. Una estimación prudente es que solo el 60 % son horas facturables: 1.056 horas al año.

Paso 3: la división y el margen

31.817,64 € entre 1.056 horas da 30,13 € la hora. Ese es el mínimo para cubrir costes y cobrar lo que quieres, sin ningún colchón. Si añades un 15 % para imprevistos, meses flojos e impagos, sale 34,65 € la hora, que la diseñadora redondea a 35 €.

Dos avisos. Primero, los 24.000 € son antes del IRPF, que pagarás aparte con el modelo 130 o vía retenciones; si quieres 2.000 € limpios, el objetivo tiene que ser más alto. Segundo, el IVA no forma parte de tu precio: se suma encima y lo ingresas en Hacienda cada trimestre.

Aquí sí puedes usar la IA para algo útil: pídele que te monte esta misma tabla en una hoja de cálculo con fórmulas, para que cambies los datos y veas cómo se mueve tu precio. Las fórmulas, eso sí, revísalas una por una.

Ejemplo completo de presupuesto con números

Con ese precio de 35 € la hora, este es el presupuesto que la diseñadora prepara para una clínica de fisioterapia que quiere una web de cinco páginas. El borrador lo hizo con el prompt 1, lo repasó con el prompt 2 (que le recordó la formación y la reunión inicial) y ajustó las horas a mano.

La retención solo se aplica si tu actividad es profesional y el cliente es una empresa o un profesional, como en este caso. Según el artículo 95 del Reglamento del IRPF, es del 15 %, o del 7 % el año de inicio y los dos siguientes si cumples los requisitos. Si tu cliente es un particular o tu actividad es empresarial, no la pongas.

Debajo de la tabla, el presupuesto lleva su bloque de condiciones (sacado del prompt 3 y retocado):

• No incluye: fotografías, dominio, alojamiento, mantenimiento posterior ni más de cinco páginas.
• Pago: 40 % al aceptar (728,00 € de base) y 60 % a la entrega (1.092,00 € de base), más el IVA y menos la retención correspondientes.
• Plazo: cinco semanas desde el anticipo y la recepción de logotipo y fotos.
• Cambios: las revisiones extra o páginas adicionales se presupuestan aparte a 35 € la hora.
• Validez: 30 días desde la fecha del presupuesto.

Cuando la clínica acepte, la factura del anticipo y la final saldrán de estas mismas cifras. Si tu programa de facturación convierte presupuestos en facturas con un clic, te ahorras volver a teclearlo todo.

Revisión humana: lo que siempre compruebas tú

La IA escribe con mucha seguridad incluso cuando se equivoca. Antes de enviar cualquier presupuesto, repasa esta lista:

• Las cuentas: sumas, IVA, retención y total, en una calculadora o en tu programa.
• Los tipos de IVA y la retención: la IA puede aplicar un tipo que no te corresponde.
• Que no haya añadido partidas o promesas inventadas («incluye posicionamiento en Google garantizado»).
• Que las horas estimadas son realistas para ti, no para un profesional genérico.
• Que el tono suena a ti. Un presupuesto que parece escrito por un robot genera desconfianza.

La regla práctica: la IA prepara el 80 % del texto en dos minutos y tú dedicas diez a revisar. Sigue siendo mucho más rápido que empezar de cero, y el responsable de lo que firmas eres tú.

Protección de datos: lo que no debes pegar en el chat

Como autónomo eres responsable de los datos personales de tus clientes según el RGPD. Si pegas en un asistente el nombre, el DNI, el teléfono o la dirección de un cliente, esa empresa los está tratando por cuenta tuya.

La Agencia Española de Protección de Datos publicó en enero de 2026 un decálogo de recomendaciones para usar la IA que aconseja no compartir datos personales como el nombre completo, la dirección, el teléfono o el DNI, y describir un caso ficticio en lugar del real. Para un presupuesto es fácil: la IA no necesita saber quién es el cliente para ordenar partidas.

• Escribe «una clínica de fisioterapia de una ciudad mediana» en lugar del nombre y la dirección.
• Añade los datos reales del cliente al final, en tu plantilla o tu programa de facturación, no en el chat.
• Revisa en los ajustes de privacidad de tu asistente si tus conversaciones se usan para entrenar modelos y desactívalo si puedes.
• Si trabajas con datos de salud (fisioterapeutas, psicólogos, clínicas), no metas nunca información de pacientes.

Qué asistente usar y cuánto cuesta

Para hacer presupuestos con IA, el plan gratuito de cualquiera de los tres grandes asistentes es suficiente si preparas unos pocos al mes. Estos son sus precios oficiales, consultados en octubre de 2026:

Los precios de Claude salen de su página de precios y los de Gemini de su página de suscripciones para España. En el caso de ChatGPT, no hemos podido confirmar el importe en euros en su página oficial, así que compruébalo en su web antes de pagar. Si quieres comparar más herramientas, tienes una lista con usos y precios en nuestra guía de herramientas de IA para autónomos.

Programas de facturación que hacen presupuestos con IA

Además de los asistentes generales, algunos programas de gestión empiezan a meter la IA dentro, de forma que el presupuesto se crea directamente en el programa con tus clientes y tus productos. Solo citamos lo que hemos podido comprobar en la web oficial de cada uno:

• STEL Order. Su asistente, STEL Assistant, según su página de inteligencia artificial, puede crear documentos comerciales como presupuestos, albaranes o facturas a partir de instrucciones escritas o por voz, y modificar precios o descuentos. En esa misma página se solicita acceso al asistente, así que conviene confirmar si está disponible en tu plan.
• Holded. Su página de producto anuncia un servidor MCP que conecta tu cuenta con Claude o ChatGPT para que el asistente consulte, cree y prepare trabajo sobre tus datos reales. La página no detalla si eso incluye crear presupuestos, así que pregúntalo antes de contratar. Holded no tiene plan gratuito y empieza en 15 € al mes más IVA con el plan Plus, que incluye presupuestos y proformas.

La ventaja de hacerlo dentro del programa es que el presupuesto ya queda numerado, vinculado al cliente y listo para convertirse en factura. Si estás eligiendo programa, revisa también la comparativa de programas de facturación con Verifactu, porque la adaptación a Verifactu pesa más que la IA a la hora de decidir.

Preguntas frecuentes

¿Es fiable hacer presupuestos con IA?

Es fiable para estructurar, redactar y detectar olvidos. No lo es para decidir precios ni para hacer cálculos sin revisión. Úsala como borrador y revisa siempre las cifras antes de enviar nada.

¿Puedo pedirle a ChatGPT que me diga cuánto cobrar?

Puedes, pero te dará una horquilla genérica. Tu precio tiene que salir de tu cuota, tus gastos y tus horas facturables. Calcúlalo tú y luego dale ese precio a la IA para que lo aplique.

¿El presupuesto tiene que llevar IVA?

Lo recomendable es indicar la base, el IVA y el total por separado para que el cliente sepa exactamente cuánto pagará. Si trabajas para particulares, deja claro si el precio es con IVA incluido o no.

¿Cuánto tiempo debe ser válido un presupuesto?

No hay un plazo único para todos los casos. Muchos autónomos usan 15 o 30 días. Lo importante es escribirlo, porque tus costes cambian y un presupuesto sin fecha de validez puede reclamarse meses después.

¿Qué datos de mi cliente puedo meter en la IA?

Los mínimos. Describe el tipo de cliente y el trabajo, pero no pegues nombres, DNI, teléfonos ni direcciones. Los datos reales los añades después fuera del chat, en tu plantilla o tu programa.

¿Hay programas que hacen el presupuesto solos con IA?

STEL Order anuncia un asistente que crea presupuestos a partir de instrucciones escritas o por voz, y Holded permite conectar Claude o ChatGPT a tu cuenta. En todos los casos, el presupuesto lo revisas tú antes de enviarlo.

Los precios de las herramientas cambian a menudo, así que confírmalos en su web antes de contratar. Y si tienes dudas sobre la retención, el IVA de tus servicios o tu tramo de cuota, coméntalo con tu gestor antes de cerrar tu tarifa.