Cómo hacer una factura siendo autónomo: datos obligatorios, ejemplo y plantilla (2026)

Actualizado: octubre de 2026

Si te preguntas cómo hacer una factura que Hacienda dé por buena, la respuesta corta es esta: tiene que llevar un número correlativo, la fecha, tus datos y los de tu cliente con NIF y domicilio, la descripción de lo que cobras, la base imponible, el tipo de IVA y la cuota, y el total. Si eres profesional y trabajas para empresas, además restas la retención de IRPF. Todo eso sale del artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), que es la norma que manda aquí.

Abajo tienes cada dato explicado, cuándo vale una factura simplificada, cómo numerar sin meterte en líos, qué frases tienes que añadir en operaciones exentas o internacionales, cómo se corrige una factura mal hecha, cuánto tiempo hay que guardarlas y qué cambia con Verifactu. Al final hay un ejemplo con números y una plantilla en texto que puedes copiar.

Los datos obligatorios de una factura completa

La factura «normal» se llama factura completa (o factura ordinaria). Según el artículo 6.1 del Reglamento, toda factura y sus copias tienen que incluir estos datos:

1. Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie tiene que ser correlativa.
2. Fecha de expedición, es decir, el día en que haces la factura.
3. Nombre y apellidos o razón social completa, tanto tuyos como de tu cliente.
4. Tu NIF. El del cliente es obligatorio en tres casos: entregas intracomunitarias exentas, operaciones con inversión del sujeto pasivo y operaciones realizadas en España cuando tú estás establecido aquí. Ese tercer caso cubre casi todas las facturas de un autónomo español, así que en la práctica pon siempre el NIF del cliente.
5. Domicilio tuyo y del destinatario.
6. Descripción de la operación con todos los datos para calcular la base imponible: el precio unitario sin impuestos y cualquier descuento que no esté incluido en ese precio.
7. Tipo o tipos de IVA aplicados.
8. Cuota de IVA, consignada por separado.
9. Fecha de la operación, si es distinta de la fecha de la factura (por ejemplo, si haces en noviembre la factura de un trabajo entregado en octubre).

Además, la misma lista incluye unas menciones especiales que solo se ponen cuando toca: referencia a la exención, «inversión del sujeto pasivo», «facturación por el destinatario», «régimen especial del criterio de caja» y algunas más propias de agencias de viajes o de bienes usados. Las vemos más abajo.

Un detalle que mucha gente pasa por alto: si en una misma factura mezclas conceptos con distinto tipo de IVA, o partes exentas y no exentas, tienes que separar la base imponible de cada uno (artículo 6.2). No vale poner un único total con dos tipos mezclados.

Lo que no es obligatorio pero conviene poner

La forma de pago, el IBAN y la fecha de vencimiento no están en la lista legal, pero te ahorran llamadas y retrasos. Lo mismo con un teléfono o email de contacto. El Reglamento dice expresamente que puedes incluir «cualesquiera otras menciones», así que añadir información útil nunca invalida una factura.

Factura completa o factura simplificada: cuándo vale cada una

La factura simplificada (lo que antes se llamaba tique) lleva menos datos. Según el artículo 4 del Reglamento, puedes emitirla cuando el importe no supera 400 euros, IVA incluido, o cuando se trata de una rectificativa. El límite sube a 3.000 euros, IVA incluido, en una lista cerrada de actividades: ventas al por menor, hostelería y restauración, peluquería e institutos de belleza, transporte de personas, aparcamientos, tintorerías, instalaciones deportivas y algunas más.

Lo que no puedes hacer nunca con una simplificada es documentar una entrega de bienes a otro país de la UE exenta de IVA, entre otros casos que recoge el mismo artículo.

Si eres diseñador, programador, consultor o cualquier profesional que trabaja para empresas, la simplificada te sirve de poco: tu cliente necesita una factura completa para deducirse el IVA y, a menudo, para practicarte la retención. Y si emites los dos tipos en el mismo año, el artículo 7 te obliga a usar series separadas para unas y otras.

Numeración y series: la regla que no puedes saltarte

La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie. No hace falta empezar en 1 cada año, pero es lo más cómodo: muchos autónomos usan el formato 2026-001, 2026-002, etc. Lo que no puedes hacer es saltarte números, repetirlos o dejar huecos para «rellenar» después.

Puedes tener varias series cuando haya motivo: por ejemplo, una por cada local o una para cada tipo de actividad. Y hay series que son obligatoriamente separadas: las facturas rectificativas, las que expide tu cliente en tu nombre (facturación por el destinatario) y algunos casos especiales del Reglamento del IVA. En la práctica, lo habitual es tener una serie normal (2026-001) y otra rectificativa (R2026-001).

El IVA en la factura

Lo normal es que factures al 21 %, que es el tipo general. Hay tipos reducidos del 10 % y del 4 % para productos y servicios concretos (alimentos, hostelería, libros, medicamentos…), y operaciones exentas que no llevan IVA. Si dudas de cuál te toca, tienes una guía completa sobre los tipos de IVA y cuál aplicar en cada caso.

La cuenta siempre es la misma: base imponible × tipo = cuota. Si cobras 800 € por un trabajo al 21 %, la cuota es 168 € y el cliente paga 968 € (antes de retención, si la hay). Ese IVA que cobras no es tuyo: lo declaras cada trimestre en el modelo 303, restando el IVA de tus gastos.

La retención de IRPF: cuándo restarla y cuánto

La retención no está en la lista del artículo 6 porque es un asunto del IRPF, no del IVA. Pero si te toca, tiene que aparecer en la factura para que cuadren las cuentas con tu cliente. Según el artículo 95 del Reglamento del IRPF, los rendimientos de actividades profesionales llevan una retención del 15 % sobre los ingresos íntegros (la base, sin IVA).

Hay un tipo reducido del 7 % para quien empieza: se aplica el año de inicio y los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido ninguna actividad profesional en el año anterior al alta. Tienes que comunicárselo por escrito a tu cliente, que debe guardar esa comunicación firmada. El mismo artículo prevé otros casos al 7 % para ciertos colectivos (por ejemplo, recaudadores municipales o determinadas actividades artísticas con ingresos bajos).

Cuándo se aplica la retención, resumido:

• Sí: eres profesional (abogado, diseñador, consultor, traductor, arquitecto…) y tu cliente es una empresa o un autónomo que te paga en el ejercicio de su actividad.
• No: tu cliente es un particular. Un particular no practica retenciones.
• No, con carácter general: tu actividad es empresarial (comercio, hostelería, reparaciones…) y tributas en estimación directa. Hay excepciones para algunas actividades en módulos.
• No: el cliente está en otro país y no tiene establecimiento en España.

La retención se calcula sobre la base, nunca sobre el total con IVA. Y no es dinero que pierdas: es un pago a cuenta de tu IRPF que tu cliente ingresa por ti. Si la mayoría de tus clientes te retienen, puede que no tengas que presentar el modelo 130 trimestral (la norma exige que al menos el 70 % de tus ingresos del año anterior hayan llevado retención).

Menciones especiales: exenta, inversión del sujeto pasivo e intracomunitaria

Hay operaciones que no llevan IVA en tu factura. En esos casos, la factura sigue siendo obligatoria y tiene que explicar por qué no hay cuota. Estas son las situaciones más habituales:

Operación exenta

Si tu servicio está exento (asistencia sanitaria de un profesional sanitario, clases particulares de materias del sistema educativo, ciertos servicios de formación, seguros…), el artículo 6.1.j) exige una referencia a la norma o la indicación de que está exenta. Por ejemplo: «Operación exenta de IVA según el artículo 20.Uno.3.º de la Ley 37/1992» en el caso de un fisioterapeuta.

Inversión del sujeto pasivo

En algunos casos quien declara el IVA es tu cliente, no tú. Pasa, por ejemplo, en ciertas obras de construcción entre contratistas y subcontratistas, o cuando le prestas un servicio a una empresa de otro país de la UE. La factura va sin cuota y tiene que llevar la mención «inversión del sujeto pasivo», tal cual la recoge el artículo 6.1.m).

Ventas y servicios a otros países de la UE

Si vendes bienes a una empresa de otro Estado miembro, la entrega está exenta por el artículo 25 de la Ley del IVA. Necesitas su NIF-IVA comunitario (compruébalo en el sistema VIES de la Comisión Europea), estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios y declarar la operación en el modelo 349. En la factura: «Entrega intracomunitaria exenta, artículo 25 de la Ley 37/1992».

Si lo que prestas es un servicio a una empresa de otro país de la UE, la regla general es que se entiende realizado donde está el cliente, así que facturas sin IVA español con la mención «inversión del sujeto pasivo» y el NIF-IVA del cliente.

Criterio de caja

Si te has acogido al régimen especial del criterio de caja (declaras el IVA cuando cobras, no cuando facturas), cada factura tiene que decir «régimen especial del criterio de caja».

Plazo para emitir la factura

El artículo 11 del Reglamento fija dos plazos:

• Si el cliente es un particular: en el momento de hacer la operación.
• Si el cliente es una empresa o profesional: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA. Si terminas un trabajo el 20 de octubre, tienes hasta el 15 de noviembre para facturarlo.

Ese margen te permite, por ejemplo, hacer a principios de mes una única factura con todos los servicios del mes anterior a un mismo cliente. Eso sí, en la factura tiene que constar la fecha de las operaciones si es distinta de la de expedición.

La factura rectificativa: cómo corregir un error

Una factura emitida no se borra ni se «edita». Si hay un error en un dato obligatorio, si calculaste mal el IVA o si cambia la base (un descuento posterior, una devolución, un impago declarado), lo que toca es una factura rectificativa, según el artículo 15 del Reglamento de facturación.

Las reglas básicas:

• Va en su propia serie (por ejemplo, R2026-001).
• Tiene que identificar la factura que corrige: número y fecha.
• Se emite en cuanto te das cuenta del problema, y como máximo dentro de los cuatro años siguientes al devengo del IVA.
• Puedes poner directamente el importe de la corrección (por ejemplo, -200 € de base y -42 € de IVA) o cómo quedan los importes después de corregir, indicando también la diferencia.

Ejemplo: facturaste 1.000 € más IVA y luego acuerdas un descuento de 200 €. Emites una rectificativa con base -200 €, IVA -42 € y, si había retención del 15 %, retención +30 €. El total de la rectificativa sería -212 €.

Cuánto tiempo hay que guardar las facturas

El artículo 19 del Reglamento obliga a conservar las facturas emitidas y recibidas durante el plazo de la Ley General Tributaria. Ese plazo es el de prescripción de cuatro años del artículo 66 de la LGT, que empieza a contar desde que termina el plazo para presentar la declaración correspondiente, no desde la fecha de la factura.

Pero hay dos matices que alargan ese plazo en la práctica:

• El artículo 30 del Código de Comercio pide a los empresarios conservar libros, documentación y justificantes de su negocio durante seis años desde el último asiento.
• Si compensas bases negativas o aplicas deducciones de años anteriores, la LGT (artículo 66 bis) permite a Hacienda comprobarlas hasta diez años después, y tendrás que justificarlas con sus facturas.

Conclusión práctica: guarda todo al menos seis años. En formato digital ocupa poco y te quitas el problema.

Verifactu y el código QR en tus facturas

Si haces tus facturas con un programa, este tendrá que cumplir el Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Verifactu). El artículo 6.5 del Reglamento de facturación ya recoge lo que cambia en la propia factura: un código QR con parte de su contenido y, si tu programa envía todos los registros a la Agencia Tributaria, la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».

Según el BOE vigente, los autónomos tienen que estar adaptados antes del 1 de julio de 2027. Hacienda ha anunciado su intención de retrasarlo, pero a fecha de esta actualización no consta publicado ese cambio. Tienes todos los detalles en la guía de Verifactu para autónomos y la información oficial en la sede de la Agencia Tributaria.

Una consecuencia directa: con un sistema Verifactu no puedes borrar una factura ya emitida. Cualquier error se corrige con rectificativa o anulación registrada. Si facturas con Word o Excel, la AEAT dice que no te afecta mientras esas herramientas solo sirvan para escribir, emitir, imprimir y guardar las facturas; en cuanto generan libros registro o cálculos automáticos, pasan a ser un sistema de facturación. Muchos autónomos aprovechan para pasarse a un programa. Aquí tienes los programas de facturación gratis que hay ahora mismo.

Cómo hacer una factura paso a paso: ejemplo con números

Caso ficticio: Laura, diseñadora gráfica autónoma en Valencia con más de tres años de actividad, hace un rediseño de logotipo y un manual de marca para una sociedad limitada. Cobra 900 € por el logotipo y 300 € por el manual. Le aplica IVA al 21 % y retención del 15 %.

1. Número: 2026-047
2. Fecha de expedición: 3 de noviembre de 2026
3. Fecha de la operación: 28 de octubre de 2026
4. Emisor: Laura Gómez Ruiz, NIF 00000000T, calle Ejemplo 1, 46001 Valencia (datos ficticios)
5. Cliente: Estudio Demo, S.L., NIF B00000000, avenida Muestra 10, 28001 Madrid (datos ficticios)
6. Concepto 1: rediseño de logotipo, 1 unidad × 900,00 € = 900,00 €
7. Concepto 2: manual de marca, 1 unidad × 300,00 € = 300,00 €
8. Base imponible: 1.200,00 €
9. IVA 21 %: 252,00 €
10. Retención IRPF 15 %: -180,00 €
11. Total a pagar: 1.272,00 €
12. Forma de pago: transferencia a ES00 0000 0000 0000 0000 0000, vencimiento 3 de diciembre de 2026

Si Laura estuviera en su primer año de actividad y se lo hubiera comunicado al cliente, la retención sería del 7 %: 84 € en lugar de 180 €, y el total subiría a 1.368,00 €. Si el cliente fuera un particular, no habría retención y el total sería 1.452,00 €.

Plantilla de factura para copiar

Si lo que necesitas es saber cómo hacer una factura desde cero sin programa, copia este texto en tu documento y sustituye lo que va entre corchetes. Borra las líneas que no te afecten (retención, menciones especiales).

FACTURA N.º [SERIE-NÚMERO, por ejemplo 2026-001]
Fecha de expedición: [DD/MM/AAAA]
Fecha de la operación: [DD/MM/AAAA, solo si es distinta]

EMISOR
[Nombre y apellidos]
NIF: [Tu NIF]
Domicilio: [Calle, número, código postal, localidad, provincia]
Email / teléfono: [opcional]

CLIENTE
[Nombre y apellidos o razón social]
NIF: [NIF del cliente o NIF-IVA comunitario]
Domicilio: [Calle, número, código postal, localidad, provincia, país]

CONCEPTOS
[Descripción 1] | Cantidad: [x] | Precio unitario: [0,00 €] | Importe: [0,00 €]
[Descripción 2] | Cantidad: [x] | Precio unitario: [0,00 €] | Importe: [0,00 €]
Descuento: [si lo hay, 0,00 €]

Base imponible: [0,00 €]
IVA [21 / 10 / 4] %: [0,00 €]
Retención IRPF [15 / 7] %: -[0,00 €]
TOTAL A PAGAR: [0,00 €]

Menciones especiales (solo si procede):
[Operación exenta de IVA según el artículo ___ de la Ley 37/1992]
[Inversión del sujeto pasivo]
[Entrega intracomunitaria exenta, artículo 25 de la Ley 37/1992]
[Régimen especial del criterio de caja]

Forma de pago: [Transferencia a IBAN ...]
Vencimiento: [DD/MM/AAAA]

Para una rectificativa, usa la misma plantilla con su serie propia (R2026-001) y añade una línea: «Rectifica la factura n.º [número] de fecha [fecha]. Motivo: [error en…, descuento, devolución]».

Errores típicos al hacer una factura

• Calcular la retención sobre el total con IVA. Siempre va sobre la base.
• Olvidar el NIF o el domicilio del cliente. Sin ellos, tu cliente puede tener problemas para deducirse el IVA, porque el artículo 6.4 solo considera factura la que reúne todos los requisitos.
• Borrar o renumerar facturas cuando hay un error. Se corrige con rectificativa.
• Usar una proforma como si fuera factura. La proforma es un presupuesto, no tiene validez fiscal.
• No poner la mención correspondiente en facturas sin IVA. Una factura a 0 % sin explicar el motivo es una invitación a que te pregunten.
• Mezclar tipos de IVA en una sola línea sin separar las bases.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que hacer factura si el cliente es un particular?

Sí. La obligación de expedir factura existe también con particulares, salvo algunas operaciones concretas exentas que el Reglamento excluye. Si tu actividad está en la lista del artículo 4 y el importe no supera el límite, puedes usar una factura simplificada.

¿Puedo hacer facturas en Word o Excel?

Sí, siempre que incluyan todos los datos obligatorios y respetes la numeración. Según la AEAT, Verifactu no te afecta si Word o Excel solo sirven para escribir, emitir, imprimir y guardar las facturas. Si el archivo genera libros registro u otros cálculos automáticos, pasa a ser un sistema de facturación y tendría que cumplir el reglamento.

¿Qué pasa si me equivoco en el número de una factura?

Si ya la has enviado, lo más limpio es emitir una rectificativa que la corrija y seguir la numeración sin huecos. Lo que no debes hacer es reutilizar ese número para otra factura distinta.

¿Cuánto tiempo tengo para hacer la factura a una empresa?

Hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA. Para un trabajo terminado en octubre, el último día es el 15 de noviembre.

¿Hay que poner la retención si factura una sociedad limitada?

No. La retención del 15 % del artículo 95 del Reglamento del IRPF se aplica a personas físicas con actividades profesionales. Una sociedad no la lleva en sus facturas por esa vía.

¿Las facturas tienen que llevar ya el código QR?

Solo las emitidas con un sistema informático adaptado a Verifactu. La obligación para autónomos, según el BOE vigente, arranca el 1 de julio de 2027; antes de esa fecha verás el QR en facturas de programas que ya se han adaptado.

Cada caso tiene sus particularidades (actividades exentas, operaciones con el extranjero, regímenes especiales). Si tienes dudas con el tuyo, confírmalo con tu gestor o asesor antes de emitir la primera factura.